Thứ Bảy , Tháng Mười Một 16 2019
Home / Kỹ Năng Mềm / 11 sai lầm trong quản lý thời gian có lẽ bạn đang mắc phải

11 sai lầm trong quản lý thời gian có lẽ bạn đang mắc phải

“Luôn bận rộn mà không đạt được kết quả còn tồi tệ hơn là lười biếng”

Do you feel like you’re working all the time but not producing the results you desire? You’re not alone. It’s a problem that a lot of talented entrepreneurs must overcome. Unfortunately, some people, as a last-ditch effort, embrace time management techniques that only add to the time mismanagement struggle.

Avoid these 11 common time management traps that most entrepreneurs make. Learn ways that you can conquer the mismanagement of time — and you’ll rectify this headache.

Bạn có cảm thấy như bạn làm việc mọi lúc nhưng không tạo ra kết quả như bạn mong muốn không? Bạn không cô đơn. Đó là một vấn đề mà rất nhiều doanh nhân tài năng phải vượt qua. Thật không may, một số người, như một nỗ lực cuối cùng, nắm lấy các kỹ thuật quản lý thời gian chỉ thêm vào cuộc đấu tranh quản lý thời gian sai lầm.

Tránh 11 bẫy quản lý thời gian phổ biến mà hầu hết các doanh nhân thực hiện. Tìm hiểu những cách mà bạn có thể chinh phục sự quản lý sai thời gian – và bạn sẽ khắc phục được cơn đau đầu này.

  1. Denying you have a time management problem.

I’ve occasionally told myself, “If only I had more time I could have gotten to X, Y, and Z.” Of course, we can’t have more than 24 hours in a day, so why waste our mental energy griping about this issue?

“Complaining that there is not enough time will never create more time. It just makes you feel better for a moment,” John Mashni wrote in a Medium article. “But it hurts you tremendously. Complaining about the lack of time prevents you from facing reality: something is broken.”

  1. Từ chối bạn có một vấn đề quản lý thời gian.

Thỉnh thoảng tôi tự nói với bản thân mình, nếu tôi có nhiều thời gian hơn thì tôi có thể đến X, Y và Z. Hiện tất nhiên, chúng ta không thể có hơn 24 giờ trong một ngày, vậy tại sao lại lãng phí năng lượng tinh thần của chúng ta về vấn đề này?

Khiếu nại rằng không có đủ thời gian sẽ không bao giờ tạo thêm thời gian. Nó chỉ làm cho bạn cảm thấy tốt hơn trong một khoảnh khắc, thôi John John đã viết trong một bài báo Trung bình. Nhưng nó làm bạn đau đớn vô cùng. Khiếu nại về việc thiếu thời gian ngăn bạn đối mặt với thực tế: một cái gì đó bị phá vỡ.

Stop saying that you don’t have enough time to complete your commitments. Instead, admit that you need to get better at managing your time and start experimenting with techniques that will help you reach your goals.

Ngừng nói rằng bạn không có đủ thời gian để hoàn thành các cam kết của mình. Thay vào đó, hãy thừa nhận rằng bạn cần trở nên tốt hơn trong việc quản lý thời gian của mình và bắt đầu thử nghiệm các kỹ thuật sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

  1. Neglecting to plan out your day.

“It’s important to plan out your day for maximum efficiency. You don’t have to know what you’re doing minute-by-minute, but try to set daily goals including tasks you’d like to complete, then prioritize them in order of importance,” suggests Choncé Maddox of Calendar, who recommends preparation and brainstorming to save time and energy.

Spend a few minutes in the evening laying out your clothes and prepping your meals for tomorrow. Reviewing your calendar will brace you mentally, save time in the morning and reduce decision fatigue. Whether you use a calendar app or jot-down a detailed to-do-list, planning out your day gives you structure so you aren’t scrambling to figure what’s next.

  1. Bỏ bê để lên kế hoạch cho ngày của bạn.

Phần mềm quan trọng để lên kế hoạch cho ngày của bạn cho hiệu quả tối đa. Bạn không cần phải biết những gì bạn đang làm từng phút, nhưng hãy cố gắng đặt mục tiêu hàng ngày bao gồm các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành, sau đó ưu tiên chúng theo thứ tự quan trọng, ông gợi ý Choncé Maddox của Lịch, người khuyên chuẩn bị và động não để tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Dành một vài phút vào buổi tối để bày ra quần áo và chuẩn bị bữa ăn cho ngày mai. Xem lại lịch của bạn sẽ giúp bạn tinh thần, tiết kiệm thời gian vào buổi sáng và giảm mệt mỏi quyết định. Cho dù bạn sử dụng ứng dụng lịch hay ghi lại danh sách việc cần làm chi tiết, việc lên kế hoạch cho ngày của bạn sẽ mang lại cho bạn cấu trúc để bạn không phải tranh giành để tìm ra điều gì tiếp theo.

3. Letting the “urgent” overtake the “important.”

Distinguishing “urgent” from “important” is a challenge for most entrepreneurs. How can you put out a fire when you’re on your way to an investor meeting?

I use the Eisenhower Matrix to help me prioritize my tasks so that I don’t let the urgent take control of my schedule. Take all of your tasks and place them into four quadrants:

  • To do first. These are the most important responsibilities that need to be done today or tomorrow.
  • Schedule. For important tasks that are not urgent, you can schedule them into your calendar.
  • Delegate. If there are essential items that are not important, you can hand them off to someone else.
  • Don’t do. What tasks aren’t important or urgent? Delete these from your lists or add them to a “would like to do if I ever get a chance.”
  1. Để cho những người khẩn cấp trên thế giới đã vượt qua những người quan trọng. “

Phân biệt tiếng khẩn cấp của người Hồi giáo với người quan trọng là một thách thức đối với hầu hết các doanh nhân. Làm thế nào bạn có thể dập lửa khi bạn đang trên đường đến một cuộc họp của nhà đầu tư?

Tôi sử dụng Ma trận Eisenhower để giúp tôi ưu tiên các nhiệm vụ của mình để tôi không cho phép kiểm soát khẩn cấp lịch trình của mình. Thực hiện tất cả các nhiệm vụ của bạn và đặt chúng vào bốn góc phần tư:

Để làm đầu tiên. Đây là những trách nhiệm quan trọng nhất cần được thực hiện hôm nay hoặc ngày mai.

Lịch trình. Đối với các nhiệm vụ quan trọng không khẩn cấp, bạn có thể sắp xếp chúng vào lịch của mình.

Đại biểu. Nếu có những vật dụng thiết yếu không quan trọng, bạn có thể giao chúng cho người khác.

Don lồng làm. Nhiệm vụ nào aren lồng quan trọng hay cấp bách? Xóa chúng khỏi danh sách của bạn hoặc thêm chúng vào “muốn làm nếu tôi có cơ hội.”

  1. Improper delegation.

Entrepreneurs pride themselves on being a jack-of-all-trades but you don’t need to be involved with every single part of your business. Be aware of what’s going on but check your ego at the door and delegate the right tasks to the appropriate people.

If you don’t have a staff, outsource specific jobs to freelancers. For instance, you can hire a personal assistant to manage your calendar, email, social accounts or blog. Personal assistants can also take care of personal errands, recruitment and booking your flight and hotel for an upcoming business trip.

  1. Đoàn không đúng cách.

Các doanh nhân tự hào là một chuyên gia nhưng bạn không cần phải tham gia vào mọi hoạt động kinh doanh. Hãy nhận biết những gì sắp xảy ra nhưng hãy kiểm tra cái tôi của bạn ở cửa và giao nhiệm vụ đúng cho những người thích hợp.

Nếu bạn không có một đội ngũ nhân viên, hãy thuê ngoài các công việc cụ thể cho các dịch giả tự do. Chẳng hạn, bạn có thể thuê một trợ lý cá nhân để quản lý lịch, email, tài khoản xã hội hoặc blog của bạn. Trợ lý cá nhân cũng có thể chăm sóc việc vặt cá nhân, tuyển dụng và đặt chuyến bay và khách sạn của bạn cho một chuyến công tác sắp tới.

  1. Having to wake up early.

Take a moment and read other time management articles. You’ll find one of the most common pieces of advice shared is to wake up early. As someone who practices habit — I completely understand the rationale. Let’s say you wake-up an hour earlier. You can use that time to review your calendar, exercise, eat a healthy breakfast, read or clean out your inbox without getting distracted.

Here’s the thing. Setting your alarm to four a.m. isn’t all there is to time management. It’s all about working around your peak productivity and setting aside blocks of time to focus on your priorities. Think about it this way. If you’re a night owl, you’re going to miserable if you start waking up at some unbelievable hour.

  1. Phải thức dậy sớm.

Hãy dành một chút thời gian và đọc các bài viết quản lý thời gian khác. Bạn sẽ tìm thấy một trong những lời khuyên phổ biến nhất được chia sẻ là thức dậy sớm. Là một người thực hành thói quen – tôi hoàn toàn hiểu lý do. Hãy nói rằng bạn thức dậy sớm hơn một giờ. Bạn có thể sử dụng thời gian đó để xem lại lịch, tập thể dục, ăn bữa sáng lành mạnh, đọc hoặc dọn dẹp hộp thư đến mà không bị phân tâm.

Vấn đề là như thế này. Đặt báo thức của bạn thành bốn giờ sáng không phải là tất cả để quản lý thời gian. Đó là tất cả về làm việc xung quanh năng suất cao nhất của bạn và dành các khối thời gian để tập trung vào các ưu tiên của bạn. Hãy suy nghĩ về nó theo cách này. Nếu bạn là một con cú đêm, bạn sẽ trở nên khốn khổ nếu bạn bắt đầu thức dậy vào một giờ không thể tin được.

Plan out your days to work on your most important tasks when you have the most energy and focus. If your peak is at sunset, that’s when you should block out the time to focus on your most important tasks. It’s a much better strategy than fighting against your body’s internal clock.

Lên kế hoạch cho những ngày của bạn để thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn khi bạn có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất. Nếu đỉnh điểm của bạn là vào lúc hoàng hôn, thì đó là lúc bạn nên chặn thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Nó có một chiến lược tốt hơn nhiều so với chiến đấu chống lại cơ thể của bạn.

11 sai lầm trong quản lý thời gian có lẽ bạn đang mắc phải
11 sai lầm trong quản lý thời gian có lẽ bạn đang mắc phải
  1. Being inflexible.

No matter how well planned you are, you will get interrupted. That’s why it’s crucial that your calendar has some flexibility. For instance, the other day, everything was going according to plan until right after lunch when a high profile client reported some technical problems with our software.

  1. Không linh hoạt.

Cho dù bạn có kế hoạch tốt như thế nào, bạn sẽ bị gián đoạn. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng rằng lịch của bạn có một số linh hoạt. Chẳng hạn, vào một ngày khác, mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch cho đến ngay sau bữa trưa khi một khách hàng cấu hình cao báo cáo một số vấn đề kỹ thuật với phần mềm của chúng tôi.

My team and I had to stop what we were working on but, thankfully, I usually leave open the hour after lunch — it always gets filled. On most days, it’s when I check my emails, catch-up with my team, or slip in an important client who wasn’t scheduled. However, because of this blank space in my calendar on that day I was able to resolve the matter with the client without rescheduling any other items on my to-do-list.

Nhóm của tôi và tôi đã phải dừng những gì chúng tôi đang làm việc, nhưng may mắn thay, tôi thường để mở cửa sau giờ ăn trưa – nó luôn được lấp đầy. Trong hầu hết các ngày, nó LỚN khi tôi kiểm tra email của mình, bắt kịp nhóm của tôi hoặc gặp một khách hàng quan trọng không được lên lịch. Tuy nhiên, vì khoảng trống này trong lịch của tôi vào ngày hôm đó, tôi có thể giải quyết vấn đề với khách hàng mà không cần sắp xếp lại bất kỳ mục nào khác trong danh sách việc cần làm của tôi.

  1. Being “perfect.”

We all strive to deliver quality work, but constantly aiming for perfection is unrealistic. Often the pressure we put on ourselves to “be perfect” leads us to pressure other people about their issues. It’s not worth it.

Take Steve Jobs as an example. While his perfectionism drove him to create some of the most iconic products in recent history — it also extended the time it took to develop products and created friction with employees. As an entrepreneur, you already know that you can’t afford to prolong the development of your products or services excessively. If you put off what has to be done 

  1. Là người hoàn hảo.

Tất cả chúng ta đều cố gắng để cung cấp công việc chất lượng, nhưng liên tục hướng đến sự hoàn hảo là không thực tế. Thường thì áp lực mà chúng ta tự đặt ra cho mình là “hoàn hảo” khiến chúng ta gây áp lực cho người khác về các vấn đề của họ. Nó không đáng.

Lấy Steve Jobs làm ví dụ. Trong khi sự cầu toàn của anh ấy đã thúc đẩy anh ấy tạo ra một số sản phẩm mang tính biểu tượng nhất trong lịch sử gần đây – nó cũng kéo dài thời gian để phát triển sản phẩm và tạo ra ma sát với nhân viên. Là một doanh nhân, bạn đã biết rằng bạn có thể đủ khả năng để kéo dài sự phát triển của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình quá mức. Nếu bạn bỏ qua những gì phải làm

  1. Over-and-under committing time.

We tend to miscalculate how long a task will take us to complete. We estimate something will only take an hour, then it takes closer to two hours. Sometimes it’s the other way around but either way it throws a monkey wrench into our entire schedule. Whatever was supposed to get done today has to be pushed until tomorrow.

It’s not always easy to determine how long it will take you to finish a task — but usually it takes longer than you think it will. The best idea is to keep a time log for at least a week to see how you spend your time. You can do this manually in a notebook or using time tracking software.

  1. Thời gian cam kết trên và dưới.

Chúng ta có xu hướng tính toán sai thời gian một nhiệm vụ sẽ đưa chúng ta hoàn thành. Chúng tôi ước tính một cái gì đó sẽ chỉ mất một giờ, sau đó mất gần hai giờ. Đôi khi nó là cách khác nhưng một trong hai cách nó ném một con khỉ vặn vào toàn bộ lịch trình của chúng tôi. Bất cứ điều gì được cho là hoàn thành hôm nay đều phải được đẩy mạnh cho đến ngày mai.

Nó không phải lúc nào cũng dễ dàng để xác định bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ – nhưng thường thì sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Ý tưởng tốt nhất là giữ một bản ghi thời gian ít nhất một tuần để xem bạn dành thời gian như thế nào. Bạn có thể làm điều này bằng tay trong một máy tính xách tay hoặc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian.

  1. Cleaning your workspace daily.

Do I mean that you should leave food wrappings on your desk? No. Should you grab a file or tool and never return it to its rightful place? Of course not. The first is unsanitary, and not returning items to their home results in you spending a boat-load of time searching for misplaced items.

  1. Làm sạch không gian làm việc của bạn hàng ngày.

Tôi có nghĩa là bạn nên để lại bọc thực phẩm trên bàn của bạn? Không. Bạn có nên lấy một tập tin hoặc công cụ và không bao giờ trả nó về đúng vị trí của nó không? Tất nhiên là không. Đầu tiên là mất vệ sinh và không trả lại vật phẩm cho nhà của họ dẫn đến việc bạn mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm những món đồ bị thất lạc.

What I mean is that it’s acceptable to have a little clutter around your workspace. One study found that a messy desk can spark creativity. So, if you don’t have the time, then there’s no need to stress yourself out about a small mess. Personally, I set aside the last hour of Friday afternoons to clean and organize my workspace. The end of the week usually tapers off a little, and this is a soft productive task that still ends my week on a high note.

Ý tôi là nó có thể chấp nhận được khi có một chút lộn xộn xung quanh không gian làm việc của bạn. Một nghiên cứu cho thấy một chiếc bàn lộn xộn có thể châm ngòi cho sự sáng tạo. Vì vậy, nếu bạn không có thời gian, thì bạn không cần phải căng thẳng về một mớ hỗn độn nhỏ. Cá nhân, tôi dành một giờ cuối cùng của buổi chiều thứ Sáu để dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc của mình. Cuối tuần thường giảm bớt một chút, và đây là một nhiệm vụ năng suất mềm vẫn kết thúc tuần của tôi với một nốt cao.

  1. Working non-stop.

A lot of entrepreneurs pride themselves for putting in an insane number of hours at their startup. Elon Musk, for example, is known to work 80-some hours per week. The truth is regardless how much you have on your plate, everyone needs breaks to refocus and recharge. I’ve done the 80-hour weeks. It’s brutal on you and everyone else.

  1. Làm việc không ngừng nghỉ.

Rất nhiều doanh nhân tự hào vì đã đưa vào số giờ điên rồ khi khởi nghiệp. Elon Musk, ví dụ, được biết là làm việc 80-vài giờ mỗi tuần. Sự thật là bất kể bạn có bao nhiêu trên đĩa của mình, mọi người đều cần nghỉ ngơi để tập trung và nạp lại năng lượng. Tôi đã thực hiện được 80 tuần. Điều đó tàn bạo với bạn và những người khác.

Your break need only be a 10-minute walk between but try to unplug completely during non-business hours. Seriously, force yourself to take a break and unplug — get a remote desk and move it up and down a couple of times a day. Walk while you have a meeting on the phone — anything helps.

Giờ giải lao của bạn chỉ cần đi bộ 10 phút giữa nhưng cố gắng rút phích cắm hoàn toàn trong giờ làm việc. Nghiêm túc, buộc bản thân nghỉ ngơi và rút phích cắm – lấy một chiếc bàn từ xa và di chuyển nó lên xuống vài lần một ngày. Đi bộ trong khi bạn có một cuộc họp trên điện thoại – bất cứ điều gì có ích.

  1. Never finding the time management system that works for you.

There is no shortage of time management strategies and hacks but there is no one-size-fits-all approach to the value of time. What works well for one entrepreneur may not be sufficient for you.

  1. Không bao giờ tìm thấy hệ thống quản lý thời gian phù hợp với bạn.

Không thiếu các chiến lược quản lý thời gian và hack nhưng không có cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả giá trị của thời gian. Những gì làm việc tốt cho một doanh nhân có thể không đủ cho bạn

Experiment with various time management techniques until you find the system that works best for you. It will take some trial and error but until effectively manage your time, you’ll constantly battle the clock.

Thử nghiệm với các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy hệ thống phù hợp nhất với mình. Sẽ mất một số thử nghiệm và lỗi nhưng cho đến khi quản lý hiệu quả thời gian của bạn, bạn sẽ liên tục chiến đấu với đồng hồ.

About Trần Nguyên

Check Also

Tập trung hay là chết

Tập trung hay là chết

Tập trung là bí mật vĩnh cữu của mọi thành công Bạn không cần phải …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *